E-mails: Formal

 英語のメール:社外宛フォーマル

Salutation:最初の挨拶

<相手が男性で名前を知っている場合>

Dear Mr. <ラストネーム>,

<相手が女性(未婚または既婚)で名前を知っている場合>

Dear Ms. <ラストネーム>,

<相手が男性で名前を知らない場合>

Dear Sir,

<相手が女性で名前を知らない場合>

Dear Madam,

<相手の名前も性別も知らない場合>

Dear Sir or Madam,

<担当者および担当部署が分からない場合>

To whom this may concern,

Self-introduction:簡単な自己紹介を入れる場合は…

I am <Tanaka > of <Nippon Corporation> in charge of <Sales Department>. I am writing to you for the first time.

私は、<日本> 株式会社で営業を担当しております <田中> 申します。はじめてメールをさせて頂きます。

<Nippon Corporation > is one of the leading companies in Japanese <IT> industry.

<日本> 株式会社は、日本のIT産業におけるトップ企業の1社です。

We are making <software> for large corporations.

我々は、大企業向けにソフトウェアを作っております。

Objective:メールの目的を入れる場合は…

<通知の場合>

We are writing to inform you that <we will release new products/services on April 1st>.

この度は、<新しい製品/サービスを4月1日に発表することになりましたので> ご連絡させて頂きました。

<依頼の場合>

I am writing to ask you to send us <your company brochure and product catalog>.

この度は、<貴社のパンフレットと製品/サービスのカタログをご送付> 頂きたいと思い、ご連絡させて頂きました。

<確認の場合>

We are writing to confirm <our meeting at 12:45pm on April 1st>.

この度は、<4月1日午後12時45分のミーティング> の確認でご連絡させて頂きました。

<アポイントの場合>

I am contacting you because I would like to visit your company to introduce <our products/services>.

この度は、<弊社の製品/サービス> をご紹介させて頂きたく、ご面談の機会を頂戴したいと思いご連絡させて頂きました。

<問い合わせの場合>

I am contacting you to enquire about <the prices of your products/services>.

この度は、<貴社の製品/サービスの価格> についてお伺いしたく、ご連絡させて頂きました。

<苦情の場合>

I am writing to express my dissatisfaction with <your products/services>.

この度は、<貴社の製品/サービス> について不満を申し上げたく、ご連絡させて頂きました。

<新聞の記事などに関する問い合わせの場合>

I recently read/heard about your company and would like to know <more about the products/services that you offer>.

この度は、貴社に関する記事を拝見致しまして、<貴社の製品/サービスについて詳しく> お伺いしたく、ご連絡させて頂きました。

<広告に関する問い合わせの場合>

Having seen your advertisement in <The Financial Times>, I would like to enquire more about < your products/services>.

この度は、<フィナンシャルタイムズ> に掲載された貴社の広告を拝見致しまして、<貴社の製品/サービスについて詳しく> お伺いしたく、ご連絡させて頂きました。

Referring to previous contact:以前のコンタクトを引用する場合は…

<ご連絡に対して簡単なお礼を述べる場合>

Thank you for contacting us.

ご連絡を頂きまして有り難うございます。

<ご依頼に対する返信の場合>

In reply to your request, please find enclosed with this email <our company brochure and product catalog>.

貴社のご要望に基づきまして、<弊社の会社パンフレットと製品カタログ> を添付致しましたのでご確認ください。

<受領メールへの返信の場合>

Thank you for your email dated <March 1st>.

<3月1日> にメールを頂戴し誠に有り難うございました。

Thank you for your email regarding <our meeting at 12:45pm on April 1st>.

<4月1日午後12時45分のミーティング> に関するメールを頂戴し、誠に有り難うございました。

<先日の電話に関してメールする場合>

With reference to our telephone conversation <yesterday>, we are writing to confirm details of <the forthcoming meeting>.

<昨日> お電話にてお話しさせて頂きました通り、<次回のミーティング> に関する詳細の確認のためにご連絡させて頂きました。

<先日のミーティングに関してメールする場合>

It was a pleasure meeting you in <London last month>.

<先月ロンドン> にてお会いさせて頂き、誠に有り難うございました。

Further to our meeting <last week>, please find attached <the price list of our products/services>.

<先週の> ミーティングにてお話しさせて頂きました通り、< 弊社製品/サービスの価格表> を添付させて頂きました。

<先日ランチをご一緒した場合>

I enjoyed having lunch with you <last week in Tokyo>.

<先週東京にて> ランチをご一緒させて頂き、楽しい時を過ごすことができました。

<ディスカッションしたことについて確認する場合>

I would just like to confirm the main points we discussed on <the other day>.

<先日> 議論させて頂きましたポイントについて確認させて頂きたいと存じます。

Giving news:通知のメールの場合は…

<良いお知らせの通知>

We are pleased to announce that <we have launched our new product line >.

<弊社はこの度、新しいプロダクトラインの販売を開始いたしましたので、> 慎んでお知らせ申し上げます。

I am delighted to inform you that <we have hired a new Vice President of Human Resources>.

<弊社はこの度、人事部の新しい責任者を採用いたしましたので、> 慎んでお知らせ申し上げます。

<悪いお知らせの通知>

We regret to inform you that <we are unable to complete your order>.

大変申し訳ございませんが、<弊社は御社のご注文に対応でき兼ねますこと> をお知らせ致します。

After careful consideration we have decided <not to move forward with the project>.

熟考いたしました結果、弊社は<そのプロジェクトを推進しない事>を決定致しました。

Making a request:依頼のメールの場合は…

<○○を送ってほしい>

We would appreciate it if you would provide us with <more detailed information about the products/services that you offer>.

<貴社の製品/サービスに関するより詳細な情報を>頂けますでしょうか。

It would be highly appreciated if you could send us <quotation for the following products at your earliest convenience>.

<下記の製品に関する貴社の見積もりを至急> ご送付頂けますでしょうか。

<○○について教えてほしい>

We would appreciate it if you would advise us on <the current status of the project>.

<当該プロジェクトの現状に> ついて教えて頂けますでしょうか。

It would be grateful if you could let me know <when you receive the product>.

<製品が到着しましたら> 教えて頂けますでしょうか。

<アポイントの依頼>

It would be highly appreciated if we could set up a meeting to <discuss any opportunities to work together>.

<弊社との協力関係の可能性についてお話しさせていただく> ために、ご面談の機会を頂ければ幸いです。

We would be delighted if you could spare some of your time to meet with us.

是非ご面談の機会を頂ければ幸いです。

Making a confirmation:確認をとる場合は…

I would like to confirm the appointment we made to meet at your office at <11:00 am on Tuesday, February 3th>.

<2月3日火曜日午前11時> の貴社事務所でのご面談の確認をさせて頂きたく存じます。

Offering help:申し出る場合は…

We would be happy to mail you <information about the services/products that we offer>.

もしよろしければ、<弊社のサービス/製品についての情報を> 郵送させていただきます。

We are quite willing to set up a meeting <to answer any questions you may have>.

もしよろしければ、<貴社のご質問にお答えするために> ミーティングを設定させて頂くことも可能です。

Our company would be pleased to meet with you and discuss <our recommendations further> at your convenience.

もしよろしければ、<弊社の提案について> お話しさせて頂くために、ミーティングを設定させて頂くことも可能です。

Complaining:苦情の場合は…

We regret to inform you that <your payment is considerably overdue>.

遺憾ながら、<貴社のお支払いが大幅に遅れておりますこと>をお知らせ致します。

Apologizing:謝罪の場合は…

We are extremely sorry for <the delay in replying to you>.

<返信が遅くなり、> たいへん申し訳ございません。

We would like to apologize for any inconvenience caused <by this delay>.

<今回の発送の遅れにより、> ご迷惑をお掛けしたことをお詫び致します。

Once again, please accept our apologies <for the delay>.

<遅れにより> ご迷惑をお掛けしたことを再度お詫び申し上げます。

Attaching Files:ファイルを添付する場合は…

Please find attached <the file you requested>.

<ご要望のファイル>を添付しましたのでご確認ください。

I am attaching <our proposal> for your consideration.

<弊社の提案書>を添付致しましたのでご検討ください。

Ending Remarks:メールを締めくくるには…

<またいつでも連絡ください…>

If you have any questions, please do not hesitate to contact me.

何か不明な点がございましたら、いつでもご連絡を頂ければと存じます。

If we can be of any further assistance, please let us know.

何かお手伝いできることがあれば、ご連絡を頂ければと存じます。

<…を楽しみにしています。>

I look forward to <hearing from you>.

<ご連絡を> お待ちしております。

<…できれば光栄です。>

We would be (very) pleased to <have an opportunity to work with your company >.

<貴社とお取引できる機会を頂戴できれば>非常に光栄です。

Closing:結びの挨拶

<新規顧客や重要取引先の場合>

Yours faithfully,(名前を知らない場合)

Yours sincerely,(名前を知っている場合)

Sincerely yours,

<既存顧客や取引先の場合>

Regards,

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